Manejo de formas/formularios en la organización

    Concepto

Documento: es un medio de comunicación impreso a través de un   instrumento grafico o plasmado electrónico, por lo tanto esta contiene una información concreta y fija y tiene un espacio de información variable. 

                                       Objeto

Es el vehículo de trasmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro y funcional, cada vez que permita sistematizar, ordenar y  orientar el manejo  de otro recurso en termino físico electrónico. Normalmente cumple en construir una fuente de efectos legales o administrativos.

     Propósitos

Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la organización.

Identificar y proteger información viral.

Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.

Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.

Administrar con claridad los recursos y sistemas destinados al manejo de la información de la entidad.

Evaluar la gestión documental de la organización.

Interrelaciones correctamente la gestión documental con la estructura organización.

              Enfoques

La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos de información  en una organización, se dividen en dos pequeños enfoques que los cuales son: enfoque clásico y enfoque digital.

Enfoque Clásico: es aquel que sirve para manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día a día afronta una organización.

Enfoque Digital: es aquel que aumenta la calidad de datos, depurándolos y confirmándolos automáticamente, puede exportarlos hacia distintas bases de datos o aplicaciones.

Importancias de las formas impresas

 Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas cuyo uso incide de manera directa y simplifica el trabajo por ellos es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Su contenido.

La cantidad que de ella se utiliza.

El costo que representan.

El grado que permite imprimir, celeridad y cohesión a las acciones que constituyen un vínculo confiable para generar y transmitir información.

                 Diseño

Preparación de una forma considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que utilizara número de copias, usuarios y resultados esperados.

Elementos funcionales

 Identificación.

 Logotipo de la organización.

Título.

 Fechas.

 Numero de hojas.

Selección de producto y presentación

Hojas extras: son hojas simples sin papel carbón intercalado que se pueden incluir sueltas o en forma de block.

Juegos engomados: conjunto individuales de dos o más partes de papel bond, engomadas y unidas por medio de un talón las cuales llevan papel carbón intercalado que no se mueve debido al pegamento.

Juegos individuales con papel carbón intercalado: conjunto de dos o más copias engomadas entre si se le intercala papel carbón también engomado y se unen con un talón.

Forma continua: por lo general son formas que se utilizan en equipos de cómputos, que pueden o no tener papel carbón intercalado, cuyas medidas pueden variar según su objeto y tipo de impresora.

Elementos materiales utilizados en el diseño de formas

Papel: como materia prima base de una forma, debe considerarse el tipo de uso que se le va a dar, el número de copias deseadas, la clase de impresión que llevara  y como se archivara. Por lo tanto su peso, grosor y medida son factores que determinan su calidad y consistencia.

Tintas y carbones: estos elementos complementan el concepto y desarrollo de la imagen de una forma.

De presentación: una vez definida la composición material de una forma, es conveniente revisar su estructura en relación con sus medios de expresión y funcionalidad.

Opciones para su elaboración

Offset: mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica, la cual imprime por medio de una prensa.

Mimeógrafo: es el proceso se emplean esténciles o plantillas hechas con máquinas, impresora o a mano. Se recomienda para tirajes de 100 a 500 ejemplares.

Lino tipo: cosiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. Es unos de los métodos menos costosos.

Fotograbado: en este proceso se utiliza la fotografía. A partir del originar se hace un negativo, que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después se graba en una placa metálica plana.

Roto grabado: esta técnica es análoga al fotograbado, aunque en lugar de grabar en placas metálicas plana se emplean rodillos de cobre.

A maquina: es un trabajo de mecanografía preparado con una máquina de escribir eléctrica o mecánica.

                Cambios

Cuando los procesos, procedimiento o estructura organizacionales se modifican de una manera radical, para esto se necesita implementar un proceso más depurado y de mayor contenido técnico para ajustar las formas.

  Responsables de su manejo y control

Operativamente: esta es una de las áreas que utilizan formas para desahogar su trabajo diario y están familiarizadas con su contenido y uso.

En forma especializada: estas pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas, entre ellas están las siguientes: nivel directivo, unidades de apoyo técnico y unidades encargadas de la administración de los recursos.

Instrumento de control

Cuestionario para el análisis de forma: este documento ordena manera secuencial los componentes de una forma, con el fin de analizar y evaluar su funcionalidad.

Catálogo de forma: es un compendio de todas y cada una de las formas que se utilizan en una organización relacionada por una unidad administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso y programa específico al que apoyan.

Tarjeta para el control interno de formas: este es un registro de las impresiones y reimpresiones de las formas que contiene la característica más relevante que son información de cada pedido, pruebas, modificaciones, etcétera.

Unidades del almacenamiento: este es un dispositivo electromagnético que preserva el inventario de cada una de las formas. Este recurso no solo cumple con la función de control si no d back up, lo que permite la recuperación de datos en forma precisa y oportuna.

Nivel directivo: son las personas que, en razón de la jerarquía que ostentan, aprobar algunos cambios organizacionales y sobretodo conocen las formas.

Unidades de apoyo técnico: son las áreas encargadas del análisis, diseño y control de las formas en virtud de sus conocimientos técnicos.

Unidades encargadas de la administración de los recursos:  son las divisiones que tienen la responsabilidad de manejar la papelería, imprimir y almacenar las formas, vigilar su reposición según las especificaciones de las áreas que las utilizan y reguardar archivos en tránsito y definitivos.

Metodología para el análisis, diseño y control de formas

Determinación de la factibilidad del estudio.

 Un estudio de este tipo requiere una investigación previa de las formas que operan, en base los siguientes aspectos:

El contexto de aplicación que afecta los procesos, para la cual conviene determinar sus características relevantes, como la cantidad de unidades administrativas que implica, el número de fases u operaciones y las formas que se emplean.

Los recursos humanos con una preparación técnica para la investigación y, en su caso, para el análisis, diseño y control.

 Recopilaciones de las formas

Deben captarse las formas que las unidades administrativas utilizan, preferentemente dos ejemplares de cada una de las copias dadas. Se debe considerar las que se usa con frecuencia y las eventuales que, por características especiales, demanda un diseño y presentación con más trabajo técnico.

   Clasificación de las formas

 Con ayuda de una base de datos la formas pueden clasificarse de         acuerdo a los siguientes criterio:

Por proceso.

—  Por unidad administrativas.

—  Por denominación.

—  Por características físicas.

—  Por cliente o usuario.

—      Análisis de formas

Este se basa en la fijación de prioridades para establecer rangos de importancia en los cuales debemos de tener en cuenta los siguientes aspectos:

—  Tipo de organización.

—   Número de unidades administrativas que la componen.

—   Cantidad de empleados que elaboran en ella.

—  Volumen de productos, servicios, que generan.