Manual de administración

Manual de administración

Los manuales administrativos: son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Presentar una visión de conjunto de la organización. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:
A.- Manual de Organización.
B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple. 

El Manual de Organización:: es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad.

           Los Manuales de Organización por el alcance de su información se pueden clasificar en:

Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización en su          totalidad.

            Manual Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que se posea en la Organización.

El Manual de Políticas: es el contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales.

Toda política debe estar orientada hacia el objetivo primario o razón de ser de la institución. Este Manual puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades administrativas de la misma. 

Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en:
 Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.
 Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad administrativa en particular.

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades.

Manual para especialistas:
Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

 Manual del empleado:

Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

Elaboración de Manuales Administrativos
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:

1.- Planificación del Trabajo.

 2.- Búsqueda de la Información.

 3.- Análisis de la Información.

 4.- Elaboración del Manual.

 6.- Autorización del Manual.

 7.- Difusión y distribución del Manual
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 8.- Revisión y Actualización del Manual.

DISTRIBUCIÓN Y CONTROL

Los manuales tienen un corto por ello no se pueden distribuir innecesariamente.
Cuando se utilizan adecuadamente los manuales, puede lograrse un importante ahorro de costo mediante una distribución reducida.
Es importante hacer hincapié que las personas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos, por tanto solo a ellos hay que proporcionárselos.

 CONTROL DE MANUALES:Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa ( organización y métodos, sistemas y procedimientos ), elabore una selección y registro de funcionarios y unidades administrativas que deben contar con ejemplares de los manuales, con el propósito proporcionarles de manera permanente la información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

REVISIONES PERIÓDICAS: La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se recomienda mantenerlos permanente actualizados por medio de revisiones periódicas.
Si no actualizamos los manuales, se pierde el tiempo y el dinero que se emplean en su elaboración.
En la mayoría de los organismos sociales se producen cambios con rapidez provocando que la tarea de actualización de los manuales, sea una actividad permanente. En el caso de que los manuales contengan aspectos legales, también deberá someterse a revisión, una vez al año.
Para llevar a cabo las actualizaciones de los manuales podemos hablar de dos métodos "no planeados" y las "planeadas."