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Tendencias actuales en diseño organizativo: nuevos modelos estructurales.

El diseño organizativo

 Se puede definir como el proceso por el cual los directivos construyen y modifican la organización formal con el propósito de facilitar la realización de las tareas o actividades necesarias para la consecución de los objetivos establecidos de una manera eficaz y eficiente.

El diseño organización

se basa en la construcción de una estructura empresarial a través de la creación de mecanismos o herramientas que tengan como propósito facilitar y agilizar el desarrollo de las actividades internas, el flujo de los procesos y la relación entre los trabajadores y la organización. 

Puntos básicos para el Diseño de la Organización

1. Todo aquello que se ha planeado se debe implementar y lograr los objetivos planeados.

2. Una relación entre el cliente y los trabajadores.

3. Formar líderes para fomentar el liderazgo.

4. Productividad.

5. Compromiso (nosotros, equipo y valores) ver a la organización como familia.

6. Saber las fortalezas y debilidades. Oportunidades y amenazas de la organización.

7. Saber entender que el recurso humano es primordial.

8. La flexibilidad y rigidez de la organización

El diseño de la organización implica elegir una estructura organizativa que ayudará a la empresa a alcanzar de forma más efectiva sus objetivos y a hacer operativa la utilidad de la empresa.

–  La estructura organizativa hace referencia a las relaciones, formales e informales, entre las personas que forman parte de la organización.

–  Las relaciones entre éstas pueden estructurarse de distintas maneras. Esta decisión es determinante para la eficiencia que consiga la empresa.

–  Y es la dirección quién decide cual es la estructura adecuada para su organización y para el flujo del trabajo.

–  Los flujos de trabajo se refieren a la forma de organizar  el trabajo para lograr los objetivos de producción y prestación de servicios.

–  El organigrama es la representación simplificada de la estructura organizativa, en donde figuran las relaciones formales que se establecen entre los individuos que integran una organización y se expresa en dos dimensiones:

Altura: representa los distintos niveles jerárquicos existentes entre los empleados de la organización.
Anchura: viene determinada por los distintos puestos de quienes se encuentran en el mismo nivel jerárquico.

La importancia del Diseño Organizacional

El aumento de la competitividad global y el uso creciente de tecnologías de información avanzadas han hecho del diseño organizacional una de las principales prioridades de la administración en el actual entorno empresarial. Los gerentes de hoy están bajo presión para buscar maneras nuevas y mejores de coordinar y motivar a sus empleados para aumentar el valor creado por sus organizaciones.

 El diseño organizacional tiene importantes implicaciones para la capacidad de una organización para lidiar con contingencias, lograr una ventaja competitiva, gestionar eficazmente la diversidad y aumentar su eficiencia y capacidad para innovar nuevos bienes y servicios.
El diseño de una organización determina la eficacia con que una organización responde a diversos factores en su entorno, obtiene y hace uso de los escasos recursos que posee. Una organización puede diseñar su estructura para aumentar el control sobre su entorno.

   Se desarrollan tipos de estructuras más eficaces para responder a las crecientes presiones de la competencia, los consumidores y el gobierno, que harán que el entorno sea más complejo y difícil de responder. El diseño organizacional se vuelve más importante en un contexto global porque para convertirse en un competidor global, una empresa a menudo necesita crear una nueva estructura.

   El cambio de tecnología también presiona a las organizaciones para que respondan. Por ejemplo, hoy en día la aparición de Internet como un nuevo medio importante a través del cual la organización gestiona las relaciones con sus empleados, clientes y suministros está cambiando fundamentalmente el diseño de la estructura organizativa (por ejemplo, call centers y back office).

Estructura-Diseño

La estructura considera por un lado la diferenciación (división del trabajo según las actividades a desarrollar) y por otro la integración (coordinación de la división del trabajo) con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. La estructura es el marco formal por medio del cual las tareas se dividen, se agrupan y se coordinan. La misma se visualiza a través del organigrama. Éste muestra las relaciones formales de autoridad, canales de comunicación, departamentos y líneas formales de responsabilidad.

El diseño organizacional implica desarrollar o modificar la estructura de una organización, hay que tener en cuenta:

Especialización del trabajo.
Departamentalización.
Cadena de mando.
Ámbito de control.
Centralización y descentralización en la toma de decisiones.
Formalización.

El diseño organizacional tiene como objetivo fundamental: 

Definir, proponer y documentar una nueva estructura que permita una relación racional y eficiente entre recursos disponibles (humanos, financieros y tecnológicos), y las funciones, responsabilidades, relaciones internas y externas de cada una de las dependencias, de forma que se establezca una organización acorde con los objetivos para la cual fue creada y que permite alcanzar la visión que se ha establecido. En la elaboración de este tipo de compromiso se utilizan diferentes metodologías de trabajo de la organización tales como: 

Los cuatro objetivos del diseño organizacional

I- Responder al cambio:

“Nada dura para siempre”, “El cambio es inevitable”, “Cambia o perece”, “El cambio es lo único que es permanente” – estos podrían ser los lemas de los diseñadores de la organización.

Para que una empresa siga siendo competitiva, debe responder a los cambios en el entorno -la competencia, la tecnología, la economía global y las necesidades del consumidor-, así como los cambios que surgen del desarrollo evolutivo de la empresa y de las iniciativas proactivas.

II-Integración de nuevos elementos:

     A medida que las organizaciones crecen, evolucionan, se expanden y responden a los cambios, se tendrán que añadir muchas nuevas posiciones y departamentos para hacer frente a factores en el entorno externo o con nuevas necesidades estratégicas. Estos nuevos elementos tendrán que integrarse en la estructura general de la organización, lo que significa prácticamente reestructurar la organización. Por ejemplo, la necesidad estratégica de mejorar la calidad del servicio al cliente puede requerir el desmantelamiento de los departamentos funcionales, la creación de equipos y la delegación de autoridad.

III-Coordinación de los componentes:

   Después de crear nuevos departamentos, los gerentes deben encontrar la manera de vincular todos los departamentos para asegurar la coordinación y colaboración entre los departamentos. Los departamentos tienen que trabajar juntos ya sea a través de relaciones de reporte, equipos internacionales o grupos de trabajo para evitar conflictos y problemas y para satisfacer las necesidades de los clientes.

IV- Fomento de la flexibilidad:

   Los responsables de diseño organizacional deben incorporarse a la organización, con toda su autoridad, cadenas de mando, bases de departamentalización, flexibilidad para la toma de decisiones, para responder y re direccionar recursos y para enfocar los talentos de los empleados este objetivo difiere de responder a los cambios.

Identificar sus principales procesos, PLAN, como guía de trabajo para analizar el Planeamiento Estratégico sobre el cual se fundamentará la estructura organizacional y documentar el manual de organización y funciones.

Tendencias actuales: la organización virtual y la organización que aprende.

Las tendencias actuales, en lo que al diseño organizaciones se refiere, se orientan a configurar estructuras organizativas que respondan con eficacia a las condiciones del entorno que afrontan las organizaciones modernas.

Estas condiciones son cambiantes y complejas.

En concreto, las tendencias actuales en el diseño organizaciones se enfocan a configurar estructuras flexibles, adaptables, abiertas e innovadoras. Existen tres conjuntos de cambios relacionados que crean nuevas necesidades en el d e organizaciones a los investigadores y directivos de las empresas o instituciones.

En primer lugar, la rápida y dominante tecnología de la información que ha cambiado radicalmente la manera de trabajar de las personas, generando la automatización de procesos y, en algunas áreas, ha reducido el componente humano directo en las tareas. Esta tecnología ha facilitado la comunicación.

La tecnología de la información ha sido factor importante en muchas técnicas avanzadas de fabricación. La llegada de la tecnología de la información ha hecho más accesible el mercado mundial a las organizaciones.

Por tanto, las organizaciones actuales requieren evolucionar en el diseño de sus estructuras, es decir, los directivos y administradores deben evaluar las condiciones del entorno interno y externo para proyectar modelos de estructuras que se adapten a los cambios del mundo actual.

La organización virtual

La característica que identifica a las organizaciones virtuales, también llamadas organizaciones en red, radica en el hecho de que operan por medio de una matriz o unidad central, la cual realiza funciones esenciales para la razón de ser de la organización. La matriz establece convenios, acuerdos o contratos con personal externo u otras organizaciones que trabajan en función de esta para complementar o extender sus actividades y operar en el mercado.

Muchas organizaciones optan por el tipo de diseño organizacional virtual cuando valoran conveniente crear alianzas o afiliarse con otras organizaciones quienes desempeñaran funciones externas, pero complementarias a sus funciones básicas o especializadas.

En otros terminos, una organización virtual es una forma de estrategia de control externo, ya que por medio de este diseño la matriz o central busca recursos que necesita para operar de manera externa evitando algunos costos que se originarian en una estructura convencional.

La organización que aprende

La organización que aprende establece la importancia como medio capaz de generar ventaja competitiva para las organizaciones. La cultura organizacional representa un elemento esencial para las organizaciones que se han orientado a la generación de aprendizaje.

Unos de los objetivos de las organizaciones que aprende es establecer una cultura organizaciones que fomente el intercambio de conocimiento y una adecuada formación continua de sus miembros.

Características de las estructuras efectivas.

Para establecer un diseño organizacional es necesario considerar que cada
organización es diferente, es por esto que las organizaciones pueden agruparse
según sus características.
La organización efectiva es aquella que logra coherencia entre sus componentes
y que no cambia sus elementos sin evaluar las consecuencias en los otros.

Una organización debe evaluar el diseño más apropiado de acuerdo con sus
características, considerando principalmente el entorno, la tecnología utilizada, el
tamaño, las metas organizacionales, el ciclo de vida y, finalmente, su cultura
organizacional.
Independientemente de las circunstancias propias de cada organización, todos
los diseños organizacionales, para ser eficaces, deberían tener ciertas características:

Eficiencia
La eficiencia es hacer bien las cosas. Esta característica es un factor crítico para
la supervivencia y el éxito de una organización, por lo que el diseño apropiado
de la organización es la clave para logarlo.
Innovación
La innovación debe estar presente siempre en las organizaciones. Ya lo dice el
dicho popular: “renovarse o morir”. El diseño de estructuras organizacionales
debe promover la innovación.

La innovación es la habilidad para generar medios eficaces y eficientes y ofrecer
nuevos productos o servicios.

Flexibilidad y adaptabilidad
Hoy en día, todas las organizaciones deben ser flexibles y adaptables a los
cambios. Un diseño eficaz debe equilibrar las necesidades de consistencia y
predicción con las necesidades de flexibilidad y sensibilidad. Los diseños
organizativos pueden facilitar la flexibilidad y adaptabilidad.

Facilidad para el rendimiento y el desarrollo individual

Cualquier diseño debería ofrecer al individuo la oportunidad de rendir a su mayor
nivel de habilidad posible en sus áreas de interés y competencia. La
estimulación a los colaboradores para el desarrollo de su trabajo, aprendiendo
nuevas habilidades y aceptando mayores responsabilidades; definitivamente,
repercute en el rendimiento y desarrollo organizacional.

Facilidad para la comunicación y la coordinación

El diseño de la estructura organizacional debe apropiarse para asegurar la
coordinación y la comunicación en el desarrollo de las actividades. Es
importante recordar que las organizaciones se diseñan o rediseñan para buscar
la eficacia, por lo que los directivos y administradores deben diferenciar las
tareas, agrupar al personal y después integrar sus tareas. La comunicación.

Facilidad para la formulación e implantación de estrategia
Varios autores coinciden en señalar que el diseño y la estructura apropiados son
esenciales para el desarrollo de estrategias. El diseño estructural debe estar
configurado de tal manera que la información que fluye hacia los altos mandos
(directivos) sea la que llevan a cabo personas que están en contacto con el exterior.